電話代行サービスでは、声だけで相手に安心感や信頼感を与える必要があります。
特に「柔らかい物腰」の印象は、クレームの初期対応や初めてのお問い合わせの場面などで、相手の緊張をほぐし、円滑な会話を進めるために非常に重要です。

以下のポイントを意識することで、声を通じて柔らかさや丁寧さを伝えることができます。

声のトーンと話す速さに気を配る

  • 落ち着いた、やや高めのトーンが柔らかく聞こえやすくなります。
  • 焦らず、ゆっくり丁寧に話すことで、安心感を与えられます。
  • 早口や低すぎる声は、冷たく感じられることがあるため注意が必要です。

丁寧な言葉づかいを徹底する

  • 「かしこまりました」「少々お待ちいただけますでしょうか」など、丁寧語やクッション言葉を活用しましょう。
  • 例）
    　×「いません」→ ○「あいにく席を外しております」
    　×「わかりません」→ ○「確認して折り返させていただきます」

相手の話を遮らず、しっかり傾聴する

  • 相手が話している最中に被せて話さないようにします。
  • 相づち（「はい」「そうなんですね」「承知いたしました」）を適度に入れると、聞いている姿勢が伝わります。

笑声（えごえ）を意識する

  • 実際に笑う必要はありませんが、口角を上げて話すことで、声に自然な柔らかさが生まれます。
  • 笑顔で話すと、電話越しでも明るい雰囲気が伝わります。

相手を尊重するフレーズを使う

  • 「お時間を頂戴して申し訳ございません」
  • 「お手数をおかけして恐れ入ります」
  • 相手の負担や気持ちに配慮する言葉が、より丁寧で優しい印象を与えます。

おわりに

電話代行の現場では、第一声が相手の印象を大きく左右します。言葉遣いはもちろん、声のトーンや態度も含めて、「感じの良い人」と思ってもらえるよう意識していきましょう。
丁寧で柔らかい対応が、依頼元の企業の信頼にもつながります。