ビジネスの成長に伴い、電話対応の負担が増えることがあります。そんな時に便利なのが「電話代行サービス」です。しかし、サービスを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントがあります。

自社のニーズにぴったりの電話代行サービスを選ぶためには、どのような点に気をつければよいのでしょうか？

今回は、電話代行サービス選びで失敗しないためのポイントを解説します。

確認するポイント

提供するサービス内容を確認する

まず最初に確認すべきなのは、電話代行サービスが提供する内容です。サービスには、基本的な電話受付だけでなく、オプションで追加できる機能やサポートがある場合もあります。

  • 電話の一時受付か、フルサポートか
    基本的な電話代行は、電話を受け取ってメッセージを伝える「一時受付」のみですが、電話代行サービスによっては、顧客からの詳細な質問に対応したり、商品・サービスの案内を行う「フルサポート」を提供している場合もあります。自社のニーズに合わせたサービスを選びましょう。

  • 折り返し対応や予約受付などの機能
    メッセージを伝えるだけではなく、折り返しの対応や予約の受付、さらには電話内容に応じて異なる対応をしてくれるサービスもあります。どこまでの対応が求められるのかをしっかり確認して、サービスを選定しましょう。

サービス提供時間（営業時間）を確認する

電話代行サービスの営業時間は、サービスの重要な選定ポイントです。利用する時間帯によって、必要なサービスが異なります。

  • 営業時間に注意
    たとえば、平日のみ対応するサービスもあれば、24時間対応のサービスもあります。自社のビジネスの運営スタイルに合わせ、営業時間が合うサービスを選びましょう。特に夜間や休日の対応が必要な場合、24時間対応のサービスが重要になります。

  • 休日・祝日の対応の有無
    一部の電話代行サービスは、土日祝日も対応していますが、すべてのサービスがそうであるわけではありません。週末や祝日に重要な問い合わせが予想される場合は、24時間対応や休日対応が可能かどうか確認しましょう。

料金体系と契約条件を理解する

電話代行サービスを選ぶ際には、料金体系や契約内容をしっかり確認することが重要です。料金が不明確だと、予期しない費用がかかることもあります。

  • 料金プランの確認
    月額制、時間制、または通話料に基づく料金体系など、サービスによって料金体系は異なります。自社に合ったプランを選ぶことで、無駄なコストを避けることができます。

  • 最低契約期間や解約条件
    一部のサービスは、契約期間の縛りがある場合があります。自社のニーズが変化する可能性を考慮し、契約期間や解約条件を確認しておくことが大切です。柔軟に契約できるサービスの方が安心です。

サポートの質と対応の迅速さを確認する

電話代行サービスのクオリティは、対応するオペレーターのスキルやサポート体制に大きく依存します。サービスを選ぶ際には、実際のサポートの質を確認することが重要です。

  • サポートスタッフの質
    スタッフの対応が丁寧で親切であることは、お客様との信頼関係を築くために欠かせません。サービスを選ぶ前に、サンプルの対応を確認したり、他のユーザーのレビューを参考にすると良いでしょう。

  • 迅速な対応の重要性
    電話代行サービスの最も重要な役割は、迅速で的確な対応です。対応が遅れたり、必要な情報を伝達できなかった場合、ビジネスに悪影響を及ぼす可能性があります。対応のスピードと正確さに重点を置くことが重要です。

顧客からの評価やレビューをチェックする

実際にそのサービスを利用した顧客の声や評価を参考にすることも大切です。電話代行サービスの品質や信頼性を確かめるためには、他の企業や個人事業主の口コミを確認しましょう。

  • レビューサイトやクチコミ
    口コミサイトやレビュー、SNSでの評価をチェックして、実際の使用感を確認できます。サービスに対する評価や実績を基に、信頼できるサービスかどうかを見極めることができます。

  • 実績が豊富かどうか
    長年にわたる実績や成功事例があるサービスは、信頼性が高い場合が多いです。導入事例なども確認して、自社の業種や規模に合った実績があるサービスを選ぶと安心です。

弊社を選ぶメリット

弊社の電話代行サービスは、他のサービスと比べて数多くのメリットがあります。以下の特徴が、選ばれる理由となっています。

料金の透明性とコストパフォーマンス
月額2,000円で、10コールまで対応可能。コストが予測しやすく、追加のコールがあっても1コール150円で対応します。このシンプルな料金体系は、余分なコストを避け、効果的にサービスを活用することができます。

契約期間の縛りなし
契約期間に縛りがなく、解約手数料も不要です。急なビジネスの変化にも柔軟に対応でき、長期的な契約に不安を感じることなく利用できます。

受電報告メールでの迅速な情報伝達
受電するたびに、受電報告メールを即座に送信します。これにより、電話対応後すぐに必要な情報を把握でき、素早い対応が可能です。

シンプルで使いやすいサービス
電話受付後、担当者への折り返し連絡を行うシンプルな仕組みで、特別な設定や難しい操作は不要。どんな企業様にも使いやすく、初めての方でも簡単に導入できます。

柔軟で安心な対応
営業電話を除いた10コールまで月額固定で、追加コールも明確な料金で対応。どんな電話でも安心してお任せいただけます。

まとめ

電話代行サービスを選ぶ際には、料金体系やサービス内容、柔軟性、サポートの質をしっかりと確認しましょう。

弊社は、シンプルでコストパフォーマンスに優れ、契約期間の縛りがないため、安心して導入いただけます。また、受電報告メールなど、ビジネスの迅速な対応を支援する機能も充実しています。ぜひ、弊社の電話代行サービスで、貴社の業務効率化を実現してください。